Keşke Patron Olduğumda Bilseydim Diyeceğiniz 7 Şey (9 da Olabilir)

Geçen hafta Freelance çalışanların şirket kurmaya doğru itildiğini anlatmıştım size

Geçen hafta Freelance çalışanların şirket kurmaya doğru itildiğini anlatmıştım size. Eğer siz de bu durumdaysanız ve şirket kurmaya niyetleniyorsanız, ilk bir iki yılda kendi başınıza, bir sürü para ve zaman kaybederek öğreneceğiniz bazı şeyleri sizinle paylaşmak istiyorum. Bunlar bazı yazılarımın aksine tamamen kişisel KOBİ’sel deneyimlere dayanmaktadır ve gerçekten işinize yarayabilir. 1. Şirket kurma sürecini mümkün olduğunca erteleyin. “Kendi işimi kurmalıyım” diyerek önce şirket kurup sonra müşteri bekleyenlerden olmadığınızı umuyorum, çünkü o vakitler geçti. Ne iş yapacağınızı, kaçtan yapacağınızı, nasıl pazarlayacağınızı ve kimlere çalışacağınızı bilmiyorsanız lütfen maaşlı olarak bir yere girin ve deneyim kazanın. Birisi size “şirket kur da bize iş yap, fatura da kesersin” dedikten sonra bile hemen şirket kurmayın lütfen, önce işlerin devamlılığından emin olmaya çalışın. Amcaoğlundan fatura ayarlayın, bir iki defa gider makbuzuyla iş yapın ama hemen bir muhasebeci aramayın. İşlerin devamlı (ve kârlı) olacağına kanaat getirirseniz şirket kurun, çünkü şirketi kurmak kolay, kapatmak zordur. 2. Krediyi unutun, özkaynaklara güvenin, büyük yatırımlarla başlamayın. Hele bugünkü ortamda (ama aslında Türkiye’de her zaman) kredi sadece bir borç değil, ciddi bir stres nedenidir. Ekonomi dalgalanır, işler azalır veya çoğalır, aylarca boş oturabilirsiniz. Ama bankalar krediyi tahsil etme zamanı gelince hiçbir bahaneyi dinlemez; hele de şahıs şirketi kurduysanız alıcı kuşlar gibi tepenize çökerler. Yani demem o ki, o havalı ofisten vazgeçin, gerekmeyen hiçbir ekipmanı almayın, eleman alırken bin kere düşünün, birkaç ay işsiz kalsanız bile kendinizi döndürecek bir işletme sermayesine sahip olduğunuzdan emin olun. 3. Şirket kasası ile kendi cebinizi ayırın. Şirket %100 sizin olsa bile ayrı bir tüzel kişiliktir. Onu ayrı bir insan gibi düşünmeye başlayın ilk günden. Eskiden iş yaptığınızda aldığınız para SİZİNDİ, şimdi fatura kesip aldığınız para ŞİRKETİN. Akşam cebinizi ısıtsın diye parayı cebinize attığınız günler geride kaldı! Ondan para çalamazsınız, çünkü siz yemek ve su ve hava olmadan yaşayamıyorsanız, şirketler de para olmadan yaşayamaz (fazla basitleştirdim, biliyorum). Şirketten para almak için kendinize maaş vermeniz ya da yıl sonunda vergi verip elde ettiğiniz kârı, bir daha vergi ödeyerek kendi hesabınıza aktarmanız mümkündür. Hala şirket kurmakta ısrarcıysanız cidden iyi bir iş fırsatı buldunuz demektir. 4. Muhasebeyi öğrenin. İlk aylarda en büyük kazığı muhasebe bilmediğiniz için yersiniz. Ayın sonunda çıkan KDV borcuna, muhtasara, stopaja bakınca tansiyonunuz çıkar, yıl sonunda ödeyeceğiniz ilk vergi çıkınca kalp krizi geçirmezseniz bile muhasebeciniz ile kavga edersiniz. Muhasebeci sizin kayıtlarınızı tutar, hepsi bu. “Abi bu ay çok vergi çıkacak, bu faturayı bir dahaki ay keselim” gibi şeyler demesini beklerseniz üzülürsünüz. Onun için mutlaka kendi işini kurmuş, sütten ağzı yanmış bir yoğurt üfleyicisi bulun kendinize ve ondan öğrenin nelere dikkat etmeniz gerektiğini. Sadece ilk adımı söyleyeyim ben size: Hesabınızı her gün yapın, ayın son günü değil! Vergi çıkar mı, ay sonunda para kalır mı, çekler ne zaman tahsil edilecek ve nakit haline dönüşecek; bunları bilmek artık sizin işiniz. Mesainizin en az her gün 1-2 saatini verileri toplamaya ve izlemeye ayırın. 5. Satarken değil alırken kazanılır. Esnaf bir akrabanız varsa ondan da öğrenebilirsiniz bunu, ama ben de söyleyeceğim, dayanamadım. Belki ilk günlerde tek kişi çalışacaksınız, belki bir şeyleri alıp satmayacaksınız, yine de bir Satın Alma Müdürü işe alana kadar harcamalara çok dikkat etmek de sizin göreviniz. Aldığınız hizmetlerden ofis malzemelerine kadar her şeyi alırken pazarlık yapın, kaliteyi ucuza almaya özen gösterin. Şahsen en pahalı kahveyi içseniz de ofise beş kiloluk dökme, markası belli olmayan kahveden alın, ofis tuvaletindeki dispenserin ayarını kısıp daha az kağıt havlu vermesini sağlayın. Tüm maliyetleri kontrol edin. 6. Bütçe yapın ve yatırımların zamanını iyi ayarlayın. Koskoca devletlerden küçücük şirketlere kadar her tüzel kişiliğin bir bütçesi olur ve bütçe ÖNCEDEN hazırlanır. Ayın sonuna geldiğinizde “bütçede kaç para kaldı?” diye bakıyorsanız bütçe kavramını hiç anlamadınız demektir. Bütçe, bir dönem başlamadan yapılan bir plandır, ne kadar para kazanacağınızı ve nelere harcayacağınızı önceden tahmin eder ve buna uyarsınız. Bu hem aklınıza eseni aklınıza estiği anda almanızı/satmanızı engeller, hem de bir strateji kurmayı öğrenmenizi sağlar. Şirketin nereden geldiğini ve nereye gittiğini bilmeniz gerekir; bunun için de size yardımcı olacak şey rakamlardır. Uzun süre yaşayacak, sağlam bir şirket yapısı kurmak için bu geçerlidir. Bütçeye bazen uyamazsınız, kriz patlar veya çok iyi, benzersiz bir fırsat bulup üzerine atlarsınız, bunlar mümkündür ama istisnai olmalıdır. Bir bütçeniz olursa (ve bunu sürekli fiili rakamlarla karşılaştıracak kadar uyanıksanız) önünüzü görebilirsiniz ve şirketi büyütecek yatırımları doğru zamanda yapabilirsiniz. Unutmayın ki yatırım az vergi verip şirketi büyütmenin en tatlı yoludur! 7. Çıkış stratejileriniz hep hazır olmalıdır. Her ne kadar şirketinizi bir insan olarak görmek faydalı olsa da, bu insanla en fazla arkadaş olmanız gerektiğini unutmayın lütfen. O sizin sevgiliniz değildir, ona mantıksızca bağlanırsanız hata yaparsınız. Gerektiğinde ondan (tamamen veya kısmen) ayrılmanız gerektiğini ilk günden bilin. Bir gün şirketin tamamından veya bir departmanından/yatırımından ayrılmanız gerekebilir. Çıkış stratejisi aslında iki alt başlıkta değerlendirilmelidir: (A) Kârlı iken çıkış ve (B) Zarara girince çıkış. Biz Türkler A maddesinde hiç başarılı değiliz, kâr eden şirketleri hiç satasımız gelmez ama bazen bunun gerekli olabileceğini hep göz önünde bulundurun. B maddesi ile daha da fazla soğukkanlılık gerektirir; bir girişime başlarken o girişim ne kadar zarar ederse çıkacağınızı baştan bilmekte fayda vardır. Elinizden geleni yapın, elinizi taşın altına koyun ama baktınız olmuyor, sizi ve tüm birikimlerinizi (hatta sağlığınızı) tehlikeye atacak; dükkânı nasıl kapatacağınızı bilmelisiniz. 8. Çalışanlarınıza önem verin. Özellikle büyüyemeyen KOBİ’lerde gördüğüm ortak özellik şuydu: İnsan öğütürler! Çoğu bütçesi fazla olmadığından acemi, yeni mezun, tecrübesiz insanları işe alırlar. Ülkemizde eğitim pek pratiğe yönelik olmadığından bir sürü teorik bilgi ile dolu ama iş bilmeyen “çocuklara” iş öğretmek için aylarca, yıllarca yatırım yaparlar. Telefonu açmaktan fatura kontrol etmeye, irsaliyenin ne demek olduğuna, mesleklerini nasıl yapacaklarına, müşteriyle nasıl konuşulacağına, ülkenin kötü durumu nedeniyle asgari ücretten sigortalanmanın zorunlu olduğuna kadar bir sürü şey öğretirler o çocuklara. Ama sonra işi öğrenen o pırıl pırıl çocuklara hak ettikleri parayı vermemek için bin takla atarlar. “Sen buraya geldiğinde hiçbir şey bilmiyordun, her şeyi ben öğrettim” tavrından kurtulamaz çoğu patron. Yatırım yaptıkları fabrikaya, atölyeye, makineye gözleri gibi bakarlar da yatırım yaptıkları personeli insan yerine koymazlar. Onlara hala acemi maaşı vermeye çalışırlar. Yetkilerini onlarla paylaşmazlar. Sonra o “çocuk” kaçar gider içinde bir öfkeyle, patron da “ne kadar vefasızmış” diyerek yeni bir acemi alır eğitmek üzere. Siz o patronlardan olmayın, bir gün işleriniz büyür de personeliniz olursa onları koruyun, kollayın, onlara iş öğretin, hak ettikleri parayı ve yetkiyi verin. Şirket sizinle özdeşleşen bir kişi olmaktan çıkıp bir kurumsallaşmış bir yapı olmaya başlayacaksa bunun tek yolu budur. 9. Bir sistem kurmaya odaklanın. Her şeyi kafasının içinde taşıyan, karizmatik patronların modası maalesef geçti. İçgüdüleriyle hareket eden, her durumda ayrı bir karar veren patronların da. Artık işleri yaparken rutinleştirmek, bir sisteme oturtmak (ve belki de sisteme oturan işleri yapay zekâya devretmek) ve sistemi genişletmek gerekiyor, buna odaklanan, bunu başaranlar ayakta kalacak. Örneğin teklif verirken hep aynı kriterlere göre fiyat ve teslim süresi verirseniz, ileride günde 15 teklif vermek, günde bir teklif vermek kadar kolay olacaktır. Yahut maaş, prim ve ikramiye sistemlerini bir defa oturtursanız bir kişinin maaşını da, 120 kişinin maaşını da 5 dakikada hesaplayabilirsiniz. Şeffaf, herkesin bildiği sistemler hem kendi çalışanlarınızı, hem de müşteri ve tedarikçilerinizi memnun eder. Üstelik sistemi oturttuğunuz anda oraya herhangi birini oturtabilir, şapkalarınızdan birini çıkarıp ona takabilirsiniz. Başlarda hem muhasebeci, hem bütçe sorumlusu, hem pazarlamacı, hem işçi, hem de temizlikçi siz olsanız da bu görevleri günü geldiğinde delege etmeye hazır olmalısınız. Kendinizi tamamen gereksiz hale getirdiğinizde sistem oturmuş demektir, artık sadece paraları sayabilirsiniz. Erkin Çam